Bij het analyseren van jouw bedrijf, of de behoefte van een student is een veelgemaakte fout dat je blijft hangen bij het antwoord op de eerste 'waarom' vraag.
Laten we als voorbeeld de 5x waarom-oefening toepassen op een situatie waarin een student ontevreden is over zijn eerste werkdag omdat mensen geen tijd voor hem hebben.
Stap 1: Stel de vraag "Waarom hebben mensen geen tijd voor de student op zijn eerste werkdag?"
Antwoord: "Omdat ze druk bezig zijn met hun eigen taken en verantwoordelijkheden."
Stap 2: Stel de vraag "Waarom zijn ze zo druk bezig met hun eigen taken en verantwoordelijkheden?"
Antwoord: "Omdat er veel werk en deadlines zijn die ze moeten halen."
Stap 3: Stel de vraag "Waarom zijn er zoveel werk en deadlines die ze moeten halen?"
Antwoord: "Omdat er een hoge werkdruk is en er veel projecten lopen."
Stap 4: Stel de vraag "Waarom is er een hoge werkdruk en lopen er zoveel projecten?"
Antwoord: "Omdat het bedrijf groeit en er meer projecten zijn binnengekomen."
Stap 5: Stel de vraag "Waarom groeit het bedrijf en zijn er zoveel nieuwe projecten?"
Antwoord: "Omdat het bedrijf succesvol is en steeds meer klanten en opdrachten krijgt."
Door deze 5x waarom-vragen te stellen, krijgen we meer inzicht in de situatie. We zien dat de student ontevreden is over de eerste werkdag omdat mensen geen tijd voor hem hebben. Maar de reden daarvoor is dat het bedrijf groeit en er veel werk en projecten zijn die de medewerkers moeten afhandelen. Dit resulteert in een hoge werkdruk en minder tijd voor de student.
Nu we dit begrijpen, kunnen we naar oplossingen zoeken om de situatie te verbeteren. Misschien kunnen er betere onboarding-processen worden geïmplementeerd, waarbij specifieke tijd en aandacht wordt besteed aan nieuwe stagiairs. Of misschien kunnen er meer middelen en ondersteuning worden ingezet om de werkdruk te verlichten.
Het doel van de 5x waarom-oefening is om dieper inzicht te krijgen in de oorzaken van een probleem, zodat we gerichte oplossingen kunnen vinden en de tevredenheid van alle betrokkenen kunnen verbeteren.
Je kunt na de vijf keer waarom een 'Hoe Kunnen Wij' (HKW) vraag stellen; Hier vertaal je het probleem dat je achterhaalde naar een oplossingsgerichte vraag: Bij dit voorbeeld zou een HKW vraag zijn: Hoe kunnen wij zorgen dat de groei van het bedrijf niet ten koste gaat van de begeleiding?
Dit instrument helpt op alle onderdelen van de stagecyclus; het helpt ook als instrument om een student te laten reflecteren op het eigen gedrag.
De 5x waarom oefening komt vrijwel altijd voor in onze workshops en 1 op 1 sessies. Het is een ideaal instrument om tot de kern van een vraag te komen. Zo weet je zeker dat je tijd en aandacht geeft aan 'aantoonbaar zinnige dingen'; de 20% van de zaken die jouw bedrijf of organisatie écht vooruit helpen.
