Aan het einde van een stage wil je graag van de stagiair weten hoe deze jouw aanbod heeft ervaren. Wat ging goed, wat ging beter, en hoe denkt de stagiair dat het (nog) beter kan. Deze informatie is heel waardevol voor vervolgstages; je kunt zo nog beter aansluiten op de wensen en behoeften van studenten die jij een topervaring wilt bieden.
Met deze checklist weet je zeker dat je de juiste vragen stelt en niet onbedoeld belangrijke vragen vergeet.
Bovendien heb je met deze checklist nog een groot voordeel: je standaardiseert de exit van stagiairs; je stelt iedere student precies dezelfde vragen. Met deze informatie kun je na verloop van tijd trends gaan zien in de beleving van de stage. Zo kun je zien waar eventuele op en aanmerkingen van studenten geen losse incidentele dingen zijn maar om structurele oplossingen vragen.
Je nodigt de stagiair uit voor een exitgesprek. Voer dit gesprek ergens in de laatste twee weken van de stage. In dit gesprek doorloop je de vragenlijst. Op de vragenlijst antwoord de student vragen. Bij iedere vraag is het belangrijk dat de student een (korte) toelichting geeft op het antwoord; als de student aangeeft dat iets heel goed of juist heel slecht is dan wil je natuurlijk precies weten wat dan zo goed /slecht is. Daarmee kun je gerichte aanpassingen doen, of complimentjes uitdelen.
Je kunt alle antwoorden anonimiseren en opslaan op een centrale plek; maak bijvoorbeeld een excelsheet met de antwoorden van studenten (je kunt deze vragen ook prima in een excelsheet zetten, of in een ander format). Zo bouw je aan een database van antwoorden waarmee je over een langere periode trends en ontwikkelingen kunt herkennen. Met deze informatie kun je gericht sturen op het verbeteren van jouw aanbod aan stagiairs.
Wees bij het invullen van deze vragenlijst zoveel mogelijk objectief; het gaat om het oordeel van de stagiair. Als het antwoord jou niet bevalt dan is dat maar zo; het is jouw keuze om iets met de antwoorden te doen.
Tip: Doe altijd iets met de antwoorden: Geef complimenten aan degenen die voor een hoge score zorgen. En is een stagiair ergens ontevreden over? Kijk dan of deze kritiek waardevol is (is het frustratie van de student of is er echt iets wat beter zou kunnen) en doe daar iets aan. Bonustip daarbij: Als je nog contact hebt met de stagiair dan laat je weten dat je iets met de feedback hebt gedaan. Het idee dat een stagebedrijf luistert en jouw feedback serieus neemt is geweldig voor jouw imago; je maakt van een klacht een kans.
En denk je: Ja maar zo'n lijstje invullen is toch helemaal niet persoonlijk bij een afrondend gesprek? Is ook zo, besef je wel dat het op tafel hebben van een checklist laat zien dat je de mening en het oordeel van de stagiair serieus neemt. Maak er dus vooral een prettig gesprek van en geen staccato kruisverhoor maar hou het formulier er gerust bij. Stagiairs zullen waarderen dat je hen zo serieus neemt.
Dit formulier gebruik je bij de exit van stagiairs. De informatie die je ophaalt uit deze checklist is input voor het aanpassen van jouw aanbod op alle onderdelen van de stagecyclus. De checklist is dus waardevol voor jouw complete aanbod aan stagiairs.
